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Eficiência e organização na gestão regulatória de IES brasileira
Obi Regul_Ação
O Centro Universitário Cidade Verde (UniCV) enfrentava um cenário bastante comum na gestão regulatória das Instituições de Ensino Superior: a dificuldade de organizar, padronizar e garantir a rastreabilidade das informações necessárias para atos autorizativos e avaliações do Ministério da Educação (MEC). Sem um sistema centralizado, a instituição dependia de inúmeros drives individuais, em um processo manual, cansativo e suscetível a erros.
Os desafios mais críticos enfrentados:
Fragmentação das informações: dezenas de drives para diferentes avaliações, com versões duplicadas, documentos desatualizados e materiais copiados entre cursos.
Baixa eficiência na atualização: localizar, renomear, substituir arquivos e conferir evidências gerava retrabalho e inconsistências.
Risco de perda de dados: como não havia um repositório único, documentos podiam ser facilmente excluídos ou substituídos incorretamente.
Baixa rastreabilidade: a equipe da IES não conseguia saber se o avaliador conseguiu de fato visualizar cada evidência.
Tempo operacional elevado: criar estruturas de pastas, fazer upload de documentos, conceder acessos e revisar conteúdos consumia horas da equipe.
A cada ano, eram criados cerca de 30 drives, cada um com 12 dimensões, mais de 24 subpastas e aproximadamente 30 GB de documentos, todos organizados manualmente.
A solução: centralizar os documentos em um só lugar
Em janeiro de 2024, o UniCV adotou Obi Regul_Ação como plataforma central para todo o fluxo de informações para atos autorizativos e avaliações do MEC. A mudança eliminou totalmente a necessidade de múltiplos drives e trouxe um novo nível de organização e eficiência.
Como Obi Regul_Ação transformou a rotina regulatória da UNICV?
Centralização das evidências
Todos os documentos obrigatórios para as avaliações, como matriz curricular, PPC, relatórios, atas, portarias, resoluções e demais evidências institucionais passaram a ser inseridas diretamente na plataforma.
Preparação mais eficiente das visitas
Avaliadores acessam as evidências e dados do Protocolo Inicial e Formulário Eletrônico dentro da própria plataforma, com visualização rápida e padronizada.
Padronização das pastas e categorias
A solução é altamente intuitiva, seguindo a organização da estrutura dos instrumentos de avaliação e facilitando a navegação e o entendimento.
Rastreabilidade
É possível identificar quem anexou ou atualizou documentos e em qual data, e identificar se o avaliador visualizou cada documento/evidência inserida.
Automação de fluxo do processo
O sistema permite acompanhar o status de cada etapa da visita (não protocolado, em validação e protocolado).
Segurança e controle de acesso
As permissões são configuradas diretamente no sistema (pelo administrador), evitando compartilhamentos externos ou perda de informações.
Obi Regul_Ação agora é o ambiente oficial e exclusivo para toda inserção, revisão e disponibilização de evidências regulatórias, e estamos parametrizando para ser o repositório institucional de avaliações MEC.
Resultado
A adoção de Obi Regul_Ação trouxe ganhos significativos em eficiência, organização e qualidade do processo regulatório. Entre os resultados alcançados, destacam-se:
Resultados, indicadores e elogios:
- Redução significativa no tempo de preparação operacional para cada avaliação.
- Eliminação dos drives paralelos, consolidando tudo em uma única plataforma.
- Redução de retrabalho na conferência de documentos.
- Elogios de avaliadores quanto à organização e intuitividade da plataforma.
Obi Regul_Ação chegou para facilitar o nosso trabalho de regulação acadêmica, como um inovador banco de informações que auxilia em todas as etapas do processo interno de registro e controle das informações. É uma ferramenta muito eficaz para a organização das informações necessárias às avaliações in loco, deixando todos os dados de fácil acesso aos avaliadores. A plataforma trouxe agilidade e segurança aos processos regulatórios, nos propiciando economia de tempo e custos.
Sobre Obi Regul_Ação
Uma solução que simplifica a rotina regulatória das IES, centralizando todas as informações e documentos para atos autorizativos e avaliações. Obi Regul_Ação traz eficiência para o processo regulatório, otimizando o fluxo de trabalho da sua equipe.
A IES mantém todas as informações organizadas, acompanha prazos com precisão e registra o histórico completo de cada processo. Mais controle, eficiência e tranquilidade para a equipe focar no que realmente importa: a qualidade da educação.